Übersicht: Teilnahmebedingungen für Aussteller 2021

HINWEIS: Neuer Termin aufgrund der Pandemie ist der 15. – 16. Mai 2021

Entschuldige bitte die konsequente Verwendung des „Du“ in diesen Texten. Wir sehen uns als Kollegen mit ähnlichen Interessen und nicht als Konkurrenten. Daher hat sich bei unseren Messen das Du etabliert, das wir möglichst auch beibehalten wollen.

Im Folgenden findest Du eine Übersicht über die Teilnahmebedingungen für den WELTENwerker Konvent 2021 in Gießen. Wenn Du aufgrund dieser Informationen Interesse an einer Teilnahme hast, dann schreibe uns über das Formular „Ausstelleranfrage“ im Menüpunkt „Aussteller“.

Im Rahmen der AGBs des Standbuchungs-Systems, sind die Details noch etwas mehr ausgearbeitet. Die folgenden Infos sollten allerdings ausreichen um sich ein Bild der Teilnahmebedingungen zu machen.

Zeiten:

  • Lokation: Messe Giessen
  • Allgemeine Öffnungszeiten: Sa. 15.05.2021 11-22:00 Uhr und So. 16.05.2021 10-17 Uhr durchgehend
  • Verkaufszeiten Indoor: Sa. 11-19 Uhr, So. 10-17 Uhr. (zu anderen Zeiten ist die Verkaufshalle abgeschlossen.)
  • Verkaufszeiten Outdoor: Sa. 11-22:00 Uhr, So. 10-17 Uhr.
  • Aufbau: Fr. 14.05.2021 ab 12 Uhr, durchgehend bis Sa. 05.05.2021 10:30 Uhr (Sondervereinbarungen für Freitagvormittag möglich)
  • Abbau: So. 16.05.2021 17-22 Uhr

Gelände:

Giessen liegt relativ mittig in Deutschland und verfügt über gute Verkehrsanbindungen und ausreichende Parkplätze.

Wir nutzen in der aktuellen Planungsphase die Hallen 2-5 und das Tagungsgebäude. Optional können wir bei Bedarf weitere Hallen hinzu buchen:

  • Hallen 2,3,5: Verkaufshallen
  • Halle 4: Community und Spiel-Halle
  • Tagungsgebäude: Workshops, Lesungen, Diskussionrunden, Vorträge
  • Foyer: Einlass, Garderobe, Information
  • Freigelände: hier planen wir einen Mittelaltermarkt.

Allgemeine Preisübersicht:

Die Kalkulation ist so ausgelegt, dass die teilnehmenden, kommerziellen Aussteller die Fixkosten von Halle, Versicherungen, Gebühren, Personal der Messe etc. tragen. Hiermit tragen sie auch die Kosten für die Spiel und Community-Flächen und die kostenfrei subventionierten Aussteller (z.B. Ilustratoren und Vereine).

Die Kosten teilen sich in zwei Bestandteile. Zunächst den Quadratmeterpreis für den Stand, gefolgt von der Standeinrichtung (Wände, Strom etc.)

Kosten kommerzieller Standplatz:

Der Basispreis (Verhandlungsbasis, ohne Rabatte) für kommerzielle Teilnehmer liegt bei:

  • Indoor: 45 Euro zzgl. MwSt. pro Quadratmeter
  • Outdoor: 25 Euro zzgl. MwSt. pro Quadratmeter (ohne Abspannungen)

Hinweis zur MwSt.: Die Senkungen/Erhöhungen imRahmen des Coronapakets betreffen uns nicht, da die Leistungserbringung während der Messe, also 2021 erfolgt, vorherige Teilleistungen (Werbung etc.) irrelevant sind und damit dann der Steuersatz von 2021 mit 19% zutrifft. Eure Rechnungen werden also, unabhängig vom Ausstellungszeitpunkt, 19% enthalten.

Der Basispreis kann ist sehr kleinen Ständen ggf. etwas höher und wird bei größeren Ständen automatisch rabattiert. Enthalten sind (bis 15qm Standgröße) generell zwei Ausstellerkarten und zusätzlich zwei weitere Karten, die ihr entweder als Helfer-Karten (Standgebunden) oder Besucherkarten (Besucher QR-Code) erhalten könnt. Die Besucherkarten eignen sich z.B. für Verlosungen vor der Messe. Für größere Stände sind weitere Ausstellerkarten im Preis enthalten (Siehe Produktbeschreibung im Shop):

  • Ausstellervorstellung
  • Eintrag im Programmheft/Hallenplan
  • Teilnahme am Messe-Shop (ab Februar), in dem Besucher Waren zur Messe vorbestellen können (Verkaufsprovisionen werden noch bekannt gegeben)

Je nach Typ des Ausstellers und Standes kann es Rabatte geben:

Enthalten sind:

  • zwei Ausstellerkarten für die ersten 15qm Standfläche und jeweils eine weitere Ausstellerkarte für jede 10qm darüber
  • Eintrag im Programmheft inkl. Hallenplan
  • Eintrag in den Online Hallenplan inkl. Ausstellerselbstbeschreibung und Verlinkung zu den Ausstellerwebsites

Geplant ist weiterhin ein Online-Aussteller-Marktplatz in dem Produkte aus den Online-Shops der Aussteller verlinkt sind. Diese Produkte sollten durch Besucher vorbestellbar und auf dem WwK abholbar sein.

Subventionierte Standplätze:

Was wären wir ohne die Community, Gruppen, Vereine, selbstverlegende Autoren oder Illustratoren, die zwar im Rahmen von Veranstaltungen oder Dienstleistungen tätig sind, aber einen Messestand nicht wirklich finanzieren können. Diese Aussteller werden durch die kommerziellen Aussteller und Sponsoren subventioniert und erhalten günstige Standplatze mit zwei bis sechs Meter Breite, sowie 1-2 Tische, zwei Stühlen, WLAN und freier Eintritt für bis zu 4 Aussteller und bis zu 4 Helfer bzw. Besucher (Je nach Standgröße).

Der Preis pro Meter Standbreite beträgt 10 Euro inkl. MwSt. Strom wird für jeweils drei nahe beieinander gelegene Stände subventioniert (ca. 1KW pro Stand). Weitere Standausstattung (Tische, Stühle, separater Strom, Wandsystem etc.) können gegen Aufpreis dazu gebucht werden. In diese Kategorie fallen z.B.:

  • Illustratoren
  • Autoren (ohne Anwesenheit ihres Verlages)
  • Vereine und Gruppen deren Thema zum WwK passt

Die Anzahl der subventionierten Plätze wächst mit der Anzahl der angemeldeten kommerziellen Stände. Daher werden wir eure Bewerbungen in der Reihenfolge des Einganges annehmen.

Von den subventionierten Ständen wünschen wir uns allerdings etwas Unterstützung. Beispielweise wäre es schön, wenn die teilnehmenden vereine für uns etwas Werbung machen, die Autoren eine Lesung abhalten, die Illustratoren vor Ort zeichnen, oder ihr etwas anderes tut, was der Veranstaltung hilft.

Rabatte:

Der Grundpreis pro Quadratmeter liegt, wie oben erwähnt, bei 45 Euro zzgl. 19% MwSt (indoor), 25 Euro inkl. 19% (MwSt outdoor) bzw. 5 Euro inkl. MwSt. (subventionierte Stände) . Dieser Grundpreis enthält für die kommerziellen Stände noch keine Wände, die im Shop eingerechnet werden (ca. 10 Euro pro Meter).

Abhängig von Standtyp und Größe sind im Shop ggf. schon Rabatte einkalkuliert. So gibt es z.B. Stände an der Hallenwand, die keine extra Wände enthalten und keine Abgrenzungswände zu den Nachbarständen. Dies sind die günstigsten Stände im Programm. Bestimmte Standtypen nur solange Vorrat reicht.

Für subventionierten Stände gibt es 5% Skonto bei Sofortzahlung (siehe Rechnung). Für Verkaufsstände gilt zusätzlich:

  • Frühbucherrabatt bis 15.10.2020: 15%
  • Frühbucherrabatt 16.10. – 01.12.2020: 10%
  • Skonto bei sofortiger Komplettzahlung: 5%
  • Kleinunternehmerrabatt: 10%
  • Bestandsausstellerrabatt: 5%

Zahlungsbedingungen: Min 50% Anzahlung sofort nach Buchung zahlbar. Der Restbetrag bis zum 01. März 2021

Kosten für Standausstattung:

Neben der Miete des Stellplatzes nach Quadratmetern fallen diese Kosten Indoor an:

  • Stromanschluss 3Kw: 39,00 Euro inkl. MwSt
  • Stromanschluss Kraftstrom: 95 Euro inkl. MwSt
  • WLAN-Anschluss: 5 Euro inkl. MwSt (nur Indoor)
  • WLAN Breitbandanschluss: nur auf Anfrage (nur Indoor)
  • Klappstuhl: 2,00 Euro inkl. MwSt (nur Indoor)
  • Polsterstuhl: 2,50 Euro inkl. MwSt (nur Indoor)
  • Tisch 120×60: Euro inkl. MwSt (nur Indoor)
  • Standwand 1m: 12,00 Euro inkl. MwSt (nur Indoor)
  • Biertischgarnitur: 8,50 Euro inkl. MwSt
  • Biertisch einzeln: 6,00Euro inkl. MwSt
  • Bierbank einzeln: 1,50 Euro inkl. MwSt
  • Standbau: nur auf Anfrage

Im Outddor/Mittelalterbereich sind nur Bierbänke/Tische und Strom (Standard oder Starkstrom) buchbar. Wasser nach Absprache.

Pandemie-Info

Die Buchung der Stände gilt für den genannten Termin 2021. Wenn der Termin verschoben werden muss, behält die Standbuchung und die bis zur Absage gezahlten Beträge ihre Gültigkeit für den Ersatztermin, der dann noch festgelegt wird. Wenn der Ersatztermin nicht in euren Terminkalender passt, erhaltet ihr nach Durchführung des Ersatztermins eure Standgebühr zurück.

Ein Hygienekonzept werden wir Anfang 2021 mit den zuständigen Behörden abstimmen und vorlegen.

Möchtest Du dabei sein?

Im Moment sind wir gerade sehr mit anderen Veranstaltungen beschäftigt, an denen wir selbst teilnehmen. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass wir Infos vergessen haben. Bei allgemeinen Fragen, nutzt einfach das allgemeine Kontaktformular.

Wenn Du erstmal genug Infos hast, kannst Du Dich gerne über das Aussteller-Formular mit uns in Verbindung setzen. Wir freuen uns!

Anfragen/Bewerbungen können wir nur bis einschließlich 31.01.2020 annehmen. Im Anschluss wird es im Ausnahmefall noch möglich sein, aber Deine Firma wird nicht im offiziellen , gedruckten Programmheft enthalten sein, sondern nur in der Online-Ausgabe.