Übersicht: Teilnahmebedingungen für Aussteller

Entschuldige bitte die konsequente Verwendung des „Du“ in diesen Texten. Wir sehen uns als Kollegen mit ähnlichen Interessen und nicht als Konkurrenten. Daher hat sich bei der LARPwerker Convention schon das Du etabliert, das wir möglichst auch beibehalten wollen.

Im Folgenden findest Du eine erste Übersicht über die Teilnahmebedingungen für den WELTENwerker Konvent 2020 in Gießen. Wenn Du aufgrund dieser Informationen Interesse an einer Teilnahme hast, dann schreibe uns über das Formular „Ausstelleranfrage“ im Menüpunkt „Aussteller“.

Im Rahmen der AGBs des Standbuchungs-Systems (Freischaltung im September), werden die Details noch etwas mehr ausgearbeitet sein. Die folgenden Infos sollten allerdings ausdreichen um sich ein Bild der Teilnahmebedingungen zu machen.

Zeiten:

  • Lokation: Messe Giessen
  • Allgemeine Öffnungszeiten: Sa. 07.03.2020 ab 11 Uhr bis So. 08.03.2020 17 Uhr durchgehend
  • Verkaufszeiten: Sa. 11-19 Uhr, So. 10-17 Uhr. (zu anderen Zeiten ist die Verkaufshalle abgeschlossen.)
  • Aufbau: Fr. 06.03.2020 ab 12 Uhr, durchgehend bis Sa. 07.03.2020 10:30 Uhr (Sondervereinbarungen für Freitagvormittag möglich)
  • Abbau: So. 08.03.2020 17-22 Uhr

Gelände:

Giessen liegt relativ mittig in Deutschland und verfügt über gute Verkehrsanbindungen und ausreichende Parkplätze.

Wir nutzen in der aktuellen Planungsphase die Hallen 2-5 und das Tagungsgebäude. Optional können wir bei Bedarf weitere Hallen hinzu buchen:

  • Hallen 2,3,5: Verkaufshallen
  • Halle 4: Community und Spiel-Halle
  • Tagungsgebäude: Workshops, Lesungen, Diskussionrunden, Vorträge
  • Foyer: Einlass, Garderobe, Information
  • Freigelände: hier planen wir, sofern sich genug Interessenten finden, einen Mittelaltermarkt.

Allgemeine Preisübersicht:

Die Kalkulation ist so ausgelegt, dass die teilnehmenden, kommerziellen Aussteller die Fixkosten von Halle, Versicherungen, Gebühren, Personal der Messe etc. tragen. Hiermit tragen sie auch die Kosten für die Spiel und Community-Flächen und die kostenfrei subventionierten Aussteller (z.B. Ilustratoren und Vereine).

Die Kosten teilen sich in drei Bestandteile. Zunächst den Quadratmeterpreis für den Stand, gefolgt von der Standeinrichtung (Wände, Strom etc.) und der Möglichkeit durch Aktionen vor und während der Messe an einem PayBack-Programm teilzunehmen.

Kosten kommerzieller Standplatz:

Der Basispreis (Verhandlungsbasis) für kommerzielle Teilnehmer liegt bei:

  • Indoor: 38 Euro zzgl. MwSt. pro Quadratmeter
  • Outdoor: 17 Euro zzgl. MwSt. pro Quadratmeter (ohne Abspannungen)

Je nach Typ des Ausstellers und Standes kann es Rabatte geben:

Enthalten sind:

  • zwei Ausstellerkarten für die ersten 15qm Standfläche und jeweils eine weitere Ausstellerkarte für jede 10qm darüber
  • Eintrag im Programmheft inkl. Hallenplan
  • Eintrag in den Online Hallenplan inkl. eigener Mini-Galerie, Ausstellerselbstbeschreibung und Verlinkung zu den Ausstellerwebsites
  • Teilnahme am PayBack-System über ein Online-Portal

Geplant ist weiterhin ein Online-Aussteller-Marktplatz, der bis zu zehn Produkte enthalten kann, die in Shops der Aussteller verlinkt sind. Diese Produkte sollten durch Besucher vorbestellbar und auf dem WwK abholbar sein.

Subventionierte Standplätze:

Was wären wir ohne die Community, Gruppen, Vereine, selbstverlegende Autoren oder Illustratoren, die zwar im Rahmen von Veranstaltungen oder Dienstleistungen tätig sind, aber einen Messestand nicht wirklich finanzieren können. Diese Aussteller werden durch die kommerziellen Aussteller und Sponsoren subventioniert und erhalten kostenfrei einen Standplatz mit zwei Meter Breite, sowie einem Tisch, zwei Stühlen und freiem Eintritt für zwei Personen. Weitere Standausstattung (Tische, Stühle, Strom, Wandsystem etc.) können gegen Aufpreis dazu gebucht werden. In diese Kategorie fallen z.B.:

  • Illustratoren
  • Autoren (ohne Anwesenheit ihres Verlages)
  • Vereine und Gruppen deren Thema zum WwK passt

Für Illustratoren und Autoren wird es auch möglich sein, nur für einen Tag anzumieten. Hierfür wird es einen Kreativbereich geben, der einen Pool aus Ständen enthält.

Die Anzahl der subventionierten Plätze wächst mit der Anzahl der angemeldeten kommerziellen Stände. Daher werden wir eure Bewerbungen in der Reihenfolge des Einganges annehmen.

Von den subventionierten Ständen wünschen wir uns allerdings etwas Unterstützung. Beispielweise wäre es schön, wenn die teilnehmenden vereine für uns etwas Werbung machen, die Autoren eine Lesung abhalten, die Illustratoren vor Ort zeichnen, oder ihr etwas anderes tut, was der Veranstaltung hilft.

Kosten für Standausstattung:

Neben der Miete des Stellplatzes nach Quadratmetern fallen diese Kosten Indoor an:

Im Outddor/Mittelalterbereich sind nur Bierbänke/Tische und Strom buchbar. Wasser nach Absprache.

Payback-System:

Wir wünschen uns von den Ausstellern, dass sie sich einbringen und zum Erfolg vor und während der Messe beitragen. Für die Aussteller, die sich einbringen, besteht die Möglichkeit sich durch Aktionen PayBack-Punkte zu sichern, die nach der Messe zu einer Rückzahlung von max 4 Euro zzgl. MwSt. pro qm führen kann:

Da die Messe von Samstag auf Sonntag Nonstop geöffnet ist, die Verkaufshallen aber zwischen Sa. 19 Uhr und So. 10 Uhr geschlossen sind, lassen sich Aktionen wie Turniere und Workshops auch außerhalb der Verkaufszeiten im Community-Bereich oder den Tagungsgräumen durchführen.

Möchtest Du dabei sein?

Im Moment sind wir gerade sehr mit anderen Veranstaltungen beschäftigt, an denen wir selbst teilnehmen. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass wir Infos vergessen haben. Bei allgemeinen Fragen, nutzt einfach das allgemeine Kontaktformular.

Wenn Du erstmal genug Infos hast, kannst Du Dich gerne über das Aussteller-Formular mit uns in Verbindung setzen. Wir freuen uns!